Det er utviklet flere modeller for å legge til rette for felles læring og refleksjon. Det ”speilvendte 6 tallet” er en grunnmodell for ”Smartere sammenprosessen” og illustrerer hvordan fasene i prosessen står i forhold til hverandre:

Fasene i en smartere sammenprosess består av
1. Forankring
2. Kartlegging
3. Samling
4. Gjennomføring
5. Evaluering

Den første fasen er en forankringsfase, som er viktig for at prosessen skal bli vellykket. Både ledelse og andre parter i organisasjonen må ha en forståelse av tema og utgangspunktet for en slik prosess. I denne fasen blir alle berørte parter informert om hva som er satt i gang, og man etablerer en referansegruppe (et prosjektteam) som arbeider sammen med våre representanter. Det er viktig å få med seg hva ressursgruppa ser som viktige områder innenfor temaet slik at man også får etablert felles behovsforståelse og et felles mål. Referansegruppen er med i planlegging og i forberedelse av prosessen.

Den andre fasen er kartleggingsfasen. Denne er viktig for å etablere et bilde av hva som er situasjonen ”nå”. Hva er status, og hva er viktige tema å ta tak i. Selve kartleggingen kan gjøres ved hjelp av ulike metoder, gjerne gjennom bedriftsbesøk og ulike typer intervju. Kartleggingsfasen fungerer også som en forankring i deler av organisasjonen gjennom å intervjue personer i ulike posisjoner i organisasjonen. Resultatene fra kartleggingsrunden blir systematisert og verifisert mot referansegruppen. Disse danner et utgangspunkt for videre planlegging av prosessen, samt gir et referansepunkt for evalueringen i ettertid. En grundig kartlegging kan også gi en pekepinn om hvilke tema som kan dukke opp i diskusjonene på workshop i neste fase.

Basert på kartleggingen blir det i tredje fase arrangert en workshop; en ”Smartere sammen”-samling som bygger på prinsippene i en dialogkonferanse. En ”Smartere sammen”-samling kan gjennomføres ved hjelp av ulike teknikker, men det vil som regel være en veksling mellom plenum, gruppearbeid og presentasjoner. Valg av teknikk, struktur og til dels også oppgaveformuleringer utarbeides på bakgrunn av hva man har fått fram i kartleggingsfasen.

Et viktig element i samlingene er arbeid i grupper. Gruppesammensetning og formen på gruppeoppgavene er utarbeidet på bakgrunn av kartlegging, og på diskusjoner med referansegruppa. Det kan være heterogene eller homogene grupper, alt etter hva som er hensikten med diskusjonene. Hver enkelt gruppe i gruppearbeidet ledes av en fasilitator fra Smartere sammen som har ansvar for å drive diskusjonen framover.

Et mål for en ”Smartere sammen"-samling er at man på slutten skal sitte igjen med konkrete, håndfaste forslag til tiltak som kan gjennomføres når man kommer ”hjem”. Disse tiltakene skal være så konkrete som mulig for at det skal være mulig å knytte hvert enkelt tiltak til konkrete personers ansvarsområder. Tiltakene blir også publisert i en rapport som refererer arbeidet på samlingen for alle som har bidratt.

Den fjerde fasen i Smartere sammenprosessen er at tiltakene skal gjennomføres i organisasjonen. Dersom tiltakene er omfattende, vil det være hensiktsmessig å etablere arbeidsgrupper som får ansvar for å sette tiltakene ut i livet. Som en del av gjennomføringen av prosessen er det viktig at alle bidragsytere får informasjon og tilbakemelding om framgangen i gjennomføringen på egnete arenaer.

Siste viktige steg i prosessen er å evaluere prosessen ved å se på gjennomføring av tiltakene. Dette kan gjøres ved hjelp av etterundersøkelser, for eksempel intervjurunder eller surveyundersøkelser. Resultatene ses i sammenheng med funnene fra kartleggingen i fase to. Resultatet fra den totale prosessen, fra forankring til evaluering blir deretter oppsummert i en rapport - gjerne med anbefalinger for nye forbedringsområder.